Exit-Interview: Wie führt man ein Exit Interview richtig durch? Leitfaden
Das Jobinterview, also das Vorstellungsgespräch, ist der erste direkte Kontakt eines zukünftigen Mitarbeiters mit einem Unternehmen. Nach Beendigung der Zusammenarbeit findet immer häufiger ein Gespräch mit einer ähnlichen Bezeichnung statt – das sogenannte Exit-Interview. Dabei handelt es sich um ein Instrument, mit dem die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters ermittelt und gleichzeitig wertvolle Rückmeldungen über das Unternehmen gewonnen werden können. Bewusste und moderne Arbeitgeber wissen den Wert und die Bedeutung des Dialogs mit einem Mitarbeiter zu schätzen, der das Unternehmen verlässt.
Wie führt man ein Austrittsgespräch – Exit Interview durch?
Ein professionell durchgeführtes Exit-Interview bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile – auch in der Call-Center-Branche. Die Informationen eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt, können wertvolle Hinweise für die Weiterentwicklung der Organisation liefern. Sie bieten die Möglichkeit, bestimmte Prozesse zu optimieren und die zukünftige Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.
Dies sind jedoch nicht die einzigen Gründe für den Einsatz dieses HR-Instruments. Ein Exit-Interview bietet auch die Möglichkeit, die Einstellung eines ehemaligen Mitarbeiters gegenüber dem Unternehmen zu erfahren. Darüber hinaus können die Stärken der Arbeit im Call Center sowie die Bereiche identifiziert werden, die der Mitarbeiter besonders geschätzt hat.
Die Einladung zu einem Exit-Interview oder die Bitte, einen entsprechenden Fragebogen auszufüllen, zeigt außerdem, dass das Unternehmen die Meinung seiner Mitarbeiter ernst nimmt, ihr Feedback schätzt und kontinuierlich daran arbeitet, ein noch besserer Arbeitsplatz zu werden.
Die Fragen im Rahmen eines Exit-Interviews können sowohl geschlossen als auch offen formuliert sein. Geschlossene Fragen ermöglichen die Erhebung konkreter und leicht auswertbarer Daten. Offene Fragen bieten hingegen die Möglichkeit, bestimmte Themen näher zu erläutern und die gewonnenen Informationen zu vertiefen.
Während des Interviews können beispielsweise die Arbeitsbedingungen am jeweiligen Arbeitsplatz sowie die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen thematisiert werden. Weitere Fragen beziehen sich häufig auf Verbesserungsvorschläge, die der Mitarbeiter für das Unternehmen hat, sowie auf die Stärken und Schwächen der Organisation.
Die gewonnenen Informationen sind besonders wertvoll, da Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, häufig offener und ehrlicher ihre Meinung äußern und dadurch wichtige Hinweise für Verbesserungen geben können.
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HR Exit-Interview als Chance für kontinuierliche Verbesserung
Ein professionelles Austrittsgespräch bzw. Abschlussgespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Offboardings und bietet der HR-Abteilung die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Werden die richtigen Fragen gestellt und die Antworten auf diese Fragen ehrlich ausgewertet, lassen sich Kündigungsgründe, die Gründe für das Verlassen des Unternehmens sowie die Stärken und Schwächen des Unternehmens besser verstehen.
Ein strukturierter Fragenkatalog hilft dabei, Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, Probleme frühzeitig zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten. Dabei können auch Themen wie Aufstiegsmöglichkeiten, das Arbeitsumfeld, organisatorische Veränderungen und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern angesprochen werden.
Für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bietet ein ehrliches Gespräch einen Mehrwert. Die gesammelten Informationen können dazu beitragen, die Personalfluktuation zu reduzieren, die Einstellungsprozesse zu verbessern – zum Beispiel wenn Sie das nächste Mal eine Stellenanzeige schreiben – und die Arbeitsbedingungen für die verbleibenden Mitarbeiter zu optimieren.
Wichtig ist, für das Abschlussgespräch genügend Zeit einzuplanen – idealerweise etwa 60 Minuten. Die durchgeführte Studie bzw. die Ergebnisse der Exit-Interviews sollten anschließend systematisch ausgewertet werden. So lassen sich Potenziale erkennen und aus den Erfahrungen der ausscheidenden Mitarbeitenden konkrete Verbesserungen ableiten.
Ein gut durchgeführtes Exit-Interview ist somit nicht nur ein Abschluss des Austritts eines Mitarbeiters, sondern eine wertvolle Chance für die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens und des Arbeitsumfelds – auch für die Mitarbeiter*innen, die weiterhin im Unternehmen bleiben.
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Kommunikation in der Call-Center-Branche: Das Exit-Gespräch mit dem Mitarbeiter
Die CCIG Group legt als führendes Unternehmen der Call-Center-Branche großen Wert auf eine offene und konstruktive Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern. Besonders wichtig sind dabei nicht nur die Informationen, die während des Bewerbungsgesprächs ausgetauscht werden, sondern auch die Rückmeldungen, die ein Mitarbeiter nach Beendigung seiner Tätigkeit im Call Center geben kann.
Für den Prozess des Exit-Interviews ist in der Regel die Personalabteilung verantwortlich. Das Interview kann in Form eines Fragebogens durchgeführt werden, den der Mitarbeiter vor oder nach der Unterzeichnung seiner Kündigung ausfüllt. Eine weitere Möglichkeit, die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters im Call Center zu ermitteln, ist ein persönliches Gespräch. Entscheidend ist dabei die Neutralität und Unvoreingenommenheit der Person, die das Gespräch führt. Nur so können die gewonnenen Informationen als authentisch und objektiv betrachtet werden.
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Partnerschaft mit dem Call-Center-Branchenführer: Setzen Sie auf die CCIG Group
Bei der CCIG Group wissen wir, dass der Erfolg einer Organisation von ihren Menschen getragen wird. Deshalb legen wir großen Wert auf höchste Kommunikationsstandards und die kontinuierliche Verbesserung unserer Prozesse.
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