Intranet im Unternehmen. Was ist das? Vor- und Nachteile der Nutzung in einer Organisation

In Organisationen ist Kommunikation und Zusammenarbeit ein Schlüsselbegriff. Ein guter Informationsfluss hilft, Zeit zu sparen, zahlreiche Prozesse zu optimieren und die Anzahl sogenannter „kleiner Fehler“ zu reduzieren. Ein gut genutztes im Unternehmen schafft nicht nur einen hervorragenden Raum für Kommunikation, sondern dient auch als sichere Umgebung für die Datenfreigabe. Dank dieser Plattform haben nutzer*innen schnellen Zugriff auf Informationen und können den Status für sie relevanter Prozesse in Echtzeit verfolgen. 

Intranet was ist das?

Das Intranet fungiert als sicheres internes Netzwerk, das den Austausch von Informationen und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens ermöglicht. Im Gegensatz zum Internet ist das Intranet nicht öffentlich zugänglich, sondern nur für autorisierte Mitarbeitende freigegeben. DasInternet ist ein globales Netzwerk, während das Intranet ein geschlossenes System innerhalb eines Unternehmens bildet.  Die Startseite des Intranets dient als zentraler Zugangspunkt für alle internen Ressourcen und Dokumente. Die digitale Revolution hat zur Optimierung und Automatisierung aller Prozesse beigetragen, die mit der Effizienz und Leistungsfähigkeit von Unternehmen zusammenhängen. In diesem Zuge entstand unter anderem ein internes und entsprechend gesichertes Computernetzwerk innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens. Zugang zu diesem Netzwerk erhalten ausschließlich Personen mit einem speziellen Login und Passwort. SchnittstellenzumInternet ermöglichen es, dass das mit externen Ressourcen und Datenquellen verbunden wird, ohne die Sicherheit zu gefährden. Über einen sicheren Tunnel durch das Internet geschaffen, können Mitarbeiter auch von außen auf das Intranet zugreifen, ohne dass ihre Verbindung gefährdet wird. Das Intranet ist ein privates Netzwerk, das ausschließlich für die interne Kommunikation und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens genutzt wird.

Einerseits dient ein solches Netzwerk als nützliches Werkzeug zur Umsetzung der zentralen Unternehmensfunktionen, andererseits handelt es sich um ein komplexes System, das von IT-Administratoren betreut werden muss.

Funktionen und Anwendung des Intranet

Die Intranet-Plattform unterstützt Manager und Mitarbeiter dabei, bessere Ergebnisse in ihrer täglichen Arbeit zu erzielen. Sie erleichtert zudem die Arbeit der Personal- und Buchhaltungsabteilung, indem sie den Zugriff auf Dokumente, Datenbanken und Links (z. B. Urlaubsanträge) ermöglicht. Das interne Netzwerk optimiert und verwaltet außerdem die Durchführung von Geschäftsprozessen. Mitarbeiter benötigen eine Berechtigung, um auf geschützte Bereiche des Intranets zugreifen zu können, was den Schutz vertraulicher Daten gewährleistet. Jeder Mitarbeiter benötigt einen Benutzernamen und ein Passwort, um sich sicher im Intranet anmelden und auf geschützte Bereiche zugreifen zu können. Wann ein Dokument im Intranet veröffentlicht wird, hängt von internen Freigabeprozessen und der Relevanz für die Mitarbeiter*innen ab. Im World Wide Web können Nutzer Informationen aus vielen Quellen abrufen, während das Intranet dient meist den internen Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens sichert.

Beispielsweise erfüllen moderne Intranets folgende Funktionen:

• Informationsfunktion – Es bietet relevante Informationen zu Produkten, Dienstleistungen und Bestellungen, ähnlich einer internen Wiki.
• Kommunikationsfunktion – Dank integrierter Chat-Programme und Wissensaustausch-Tools können Nutzer global miteinander kommunizieren, um gezielt Informationen zu erhalten oder weiterzugeben.
• Organisationsfunktion – Es unterstützt die Planung von Meetings und Schulungen und ermöglicht eine schnelle Weitergabe wichtiger Informationen und aktueller Neuigkeiten.

Der Zugriff auf das Intranet eines Unternehmens kann auf verschiedenen Ebenen geregelt werden: für Mitarbeiter, Manager oder sogar für einzelne Abteilung. Ein Virtual Private Network (VPN) ermöglicht es Mitarbeitenden, auch von außerhalb sicher auf das Intranet zuzugreifen. Das Intranet nutzt ein sicheres Protokoll, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten. Viele Intranets nutzengetrennteNetzwerksegmente, um den Zugriff auf sensible Bereiche zusätzlich abzusichern. Über sichere Standleitungen wird ein schneller und stabiler Zugriff auf das Intranet gewährleistet, besonders für große Unternehmen. Die Integration von Tools wie Slack oder MicrosoftTeams erweitert die Funktionendes Intranets und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Teams. Microsoft stellt mit SharePoint eine Lösung bereit, die speziell für die effiziente Verteilungvon Informationen innerhalb des Unternehmens entwickelt wurde.

Nützliche Funkltionen für das gesamte Unternehmen

Das moderne Intranet. Der größte Vorteil bei der nutzung des Intranets ist die Möglichkeit, eine starke organisatorische Identität aufzubauen, zu pflegen und zu fördern. Mitarbeiter fühlen sich als Teil des Unternehmens und haben Zugang zu wichtigen Unternehmensinformationen. ModerneIntranet-Software bietet eine benutzerfreundliche grafische Benutzeroberfläche, die die Navigation erleichtert. Klare Anweisungen zum strategischen Kurs des Unternehmens geben ihnen Orientierung. Eine konsistente Kommunikation im vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl der Sicherheit und erleichtert zukunftsorientiertes Denken. Eine leistungsfähige Datenbank im sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen schnell und einfach abgerufen werden können. In den häufig gestellten Fragen (FAQs) im Intranet finden Mitarbeiter schnelle Antworten auf häufig auftretende Fragen oder Probleme. Das Social Intranet motiviert Mitarbeitende, sich aktiv an Diskussionen zu beteiligen und Wissen untereinander zu teilen. Effizientes Wissensmanagement wird durch das Intranet unterstützt, indem wichtige Informationen zentral bereitgestellt werden. 

Durch nutzung eines Intranets wissen die Mitarbeiter eines Unternehmens, was das Unternehmen besonders macht – und auch, was sie selbst einzigartig macht. Die Unternehmensleitung kann das nutzen um Umfragen, um den Mitarbeiterzufriedenheitsgrad zu ermitteln. Sie erhält konkrete Verbesserungsvorschläge oder kann gezielt auf Bereiche reagieren, in denen Mitarbeiter Schwierigkeiten melden. Zudem ermöglicht das Feedback zu neuen Initiativen durch interne Konsultationen. Dies hilft, riskante Entscheidungen zu vermeiden, die die Mitarbeiterzufriedenheit gefährden könnten.

Ein weiteres Kommunikationsmittel im Unternehmen ist der Newsletter. Die regelmäßige Verbreitung solcher Informationen kann durch das erheblich vereinfacht werden – sowohl beim Erstellen als auch beim Verteilen. Zusätzlich lässt sich eine Funktion einrichten, die eine Bestätigung über das Lesen des Newsletters zurückmeldet.

Dank des Intranets und der Möglichkeit, Mitarbeiterprofile zu erstellen, engagement der mitarbeiter nachvollziehen. Das Unternehmen kann die Kompetenzen einzelner Mitarbeiter einsehen und nachvollziehen, wer sie im Falle einer Abwesenheit vertritt. Dies verkürzt vor allem die Wartezeit auf Informationen. Das kann zudem den Zugriff auf aktuelle Projekte oder die Korrespondenz eines Mitarbeiters mit der Geschäftsführung ermöglichen.

Die Unternehmensleitung hat darüber hinaus die Möglichkeit, aktuelle Inhalte zu veröffentlichen und diese so zu taggen, dass sie intuitiv und leicht auffindbar sind. Ein mit dem verbundener Kalender bietet zudem aktuelle Informationen zur Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter, da er genehmigte Urlaubsanträge berücksichtigen kann.

Funktionen für Manager

Das ist vor allem ein äußerst wertvolles Führungsinstrument. Es ermöglicht eine effektive Kommunikation zwischen Manager und Mitarbeiter. Mit einem gut gestalteten entsteht ein maßgeschneidertes System für das Personalmanagement. Interessanterweise kann durch den gezielten Einsatz des Intranets auch die Kommunikation in die entgegengesetzte Richtung, also von Mitarbeiter zu Manager, verbessert werden. Ein Extranet ist eine sinnvolle Ergänzung zum Intranet, da es den sicheren Informationsaustausch mit Geschäftspartnern ermöglicht.

Das bietet eine einfache Möglichkeit zur Überprüfung der Arbeitszeiten, da es genaue Informationen über die An- und Abmeldezeiten speichert. Dieses Tool wurde besonders während der Pandemie populär, als viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten. Dadurch weiß die Führungskraft genau, welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Darüber hinaus kann der Mitarbeiter den Fortschritt seiner Aufgaben markieren, was dem Vorgesetzten eine bessere und reibungslosere Kontrolle über den Ablauf von Prozessen und Projekten ermöglicht.

Dieses Tool ist auch für die Personalabteilung äußerst nützlich. Es erlaubt das Hochladen aktueller Urlaubsanträge, Formulare, Regelwerke und Verfahrensanweisungen. Wichtig ist jedoch, dass der Zugriff darauf einfach gestaltet ist und nicht durch zusätzliche Anleitungen erschwert wird.

Funktionen für Mitarbeiter

Das Intranet bietet den Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf unternehmensweite InformationenundRessourcen. Das Intranet bietet den Mitarbeiter*innen eine zentrale Plattform für die interne Mitarbeiterkommunikation und den schnellen Austausch von Informationen. Der digitale Arbeitsplatz wird durch das Intranet optimal unterstützt, da es alle wichtigen Tools und Informationen bündelt. Die Wissensdatenbank im enthält eine Fülle von Informationen und Dokumenten, die den Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Das muss nicht nur ein strenges organisatorisches Werkzeug sein. Es kann auch Raum schaffen, um den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern zu fördern – etwa durch den Austausch von Informationen über neue Initiativen, Treffen oder Veranstaltungen. Zudem kann es als Plattform dienen, um Mitarbeiter zu würdigen und auszuzeichnen. 

Manche empfinden das als ein veraltetes Werkzeug für solche Zwecke, insbesondere weil heutzutage eine schnelle und einfache Verfügbarkeit erwartet wird. Die Notwendigkeit, sich jedes Mal ins einzuloggen, kann abschreckend wirken. In Zeiten rasant wachsender sozialer Medien erwartet die Gesellschaft nahezu in allen Lebensbereichen sofortigen Zugriff.

Ein gefährlicher Trend entsteht, wenn Mitarbeiter zur Kommunikation Plattformen wie WhatsApp oder Messenger nutzen. Dies erhöht das Risiko von Datenlecks sowie der Preisgabe von Unternehmensgeheimnissen.

Ein gut programmiertes erleichtert den Zugang zu Informationen, senkt jedoch gleichzeitig das Risiko von Datenverlusten, da der Zugriff kontrolliert erfolgt – ohne dass Daten außerhalb der unternehmenseigenen Systeme versendet werden müssen.

Hauptvorteile eines Firmennetzwerks:

• Zeitersparnis: Der schnelle und einfache Zugang innerhalb des Intranets zu Informationen steigert die Effizienz, da die Nutzer ausschließlich auf Programme und Inhalte zugreifen können, die sie während der Arbeit zu erledigen benötigen. Dies erleichtert es erheblich, in kurzer Zeit die notwendigen Informationen zu finden.
• Effiziente Kommunikation: Dieses System eignet sich hervorragend für die Korrespondenz zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Es ermöglicht den Managern ein flexibleres Teammanagement und ein schnelles Reagieren auf Veränderungen, wodurch ein reibungsloser und kontinuierlich effizienter Arbeitsablauf sichergestellt wird.
• Echtzeit-Unterstützung für neue Mitarbeiter: Der Zugriff auf Schulungsressourcen sowie die Möglichkeit zur Nutzung von Chats erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und fördert den Wissenstransfer innerhalb des Teams. Viele Unternehmen betreiben unternehmensweite Intranets, um die interne Kommunikation zu verbessern.
• Geräteunabhängiger Zugang: Die Möglichkeit, sich mit dem Netzwerk von jedem Gerät (z.B. Laptop, Desktop-Computer oder Smartphone) zu verbinden, ist eine ideale Lösung für Homeoffice und hybrides Arbeiten. Über einen sicheren Tunneldurch das Internet geschaffen, können Mitarbeiter auch von außen auf das zugreifen, ohne dass ihre Verbindung gefährdet wird. 
• Hohe Sicherheit: Ein hoher Standard in der internen Kommunikation sowie bei der Speicherung von Daten, Dokumenten und Archiven sorgt für umfassenden Datenschutz und Schutz vor unbefugtem Zugriff.  Das Intranet beinhalten nicht nur wichtige Dokumente und Daten, sondern auch Kommunikationskanäle wie Chats oder Foren, um den Austausch zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. Oft VertraulicheInformationen werden im Intranet sicher gespeichert und nur Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung zugänglich gemacht. Firewalls schützen das vor unbefugtem Zugriff und verhindern, dass sensible Unternehmensdaten in die falschen Hände geraten. Regelmäßige Updates der Intranet Software sorgen für mehr Sicherheit und aktuelle Funktionen. Die IT-Infrastruktur muss regelmäßig erweitert oder geändert werden, um den steigenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden
  

Nachteile eines internen Netzwerks:

• Wie bei jedem Netzwerk besteht das Risiko von Sicherheitsverletzungen und dem Verlust personenbezogener oder anderer wichtiger Daten. Daher sollten geeignete Sicherheitsmodule in die Organisationsstruktur des Unternehmens integriert werden.
• Hohe Kosten für Implementierung und Wartung.
• Schwierigkeiten bei der Anpassung für Personen, die an papierbasierte Dokumentation gewöhnt sind. Daher sind geeignete Schulungen erforderlich.

Zusammenfassung

Das bietet viele Vorteile, jedoch ist es äußerst wichtig, die Bedürfnisse des Unternehmens genau zu definieren und klare Ziele festzulegen: Wofür und für wen soll das dienen? Der Zugang zu Korrespondenz, aktuellen Entwürfen, Dokumentationen, vollständigen Informationen, die innerhalb der Organisation von Meetings, die Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter sowie die Echtzeit-Überwachung des Arbeitsfortschritts – die Vorteile eines Intranets sind nahezu unbegrenzt.

Angesichts der Geschwindigkeit und Richtung, in der sich soziale Medien und verschiedene Anwendungen entwickeln, sollte besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass Nutzer vor allem durch Zugänglichkeit, schnelle Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit eines Tools angezogen werden. Bei der Festlegung der Ziele des Intranets ist es ratsam, dieses in Bezug auf Funktionalität, Verfügbarkeit, Aktualisierungsgeschwindigkeit und laufende Überwachung zu gestalten, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen. Nur anpassungsfähige Strukturen haben langfristige Erfolgschancen.

Ein bedeutender Vorteil beim Intranet gegenüber anderen Tools besteht darin, dass es ein einziges, leistungsstarkes Werkzeug ist, das eine Vielzahl von Möglichkeiten bietet. Ein gut konzipiertes macht die Nutzung zusätzlicher externer Anwendungen, selbst solcher, die speziell für Unternehmen entwickelt wurden, überflüssig.

Bei der Entscheidung für die Implementierung eines solchen Tools sollte bedacht werden, dass diese Lösung dann erfolgreich ist, wenn sie auf den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens basiert und insbesondere remote arbeitende Nutzer unterstützt. Zudem ermöglicht es eine schnelle Reaktion auf Veränderungen in verschiedenen Situationen, was ein unverzichtbarer Bestandteil des Unternehmenserfolgs ist. Professionalität, Wissen, Erfahrung des Teams und der Zugang zu einem hervorragenden Tool sind der Schlüssel zum Erfolg.

Dieser Artikel wurde von Mitarbeitern der CCIG Group verfasst. CCIG Group ist eine außergewöhnliche Organisation in der Call- und Contact-Center-Branche, gegründet im Jahr 2002. Sie wird von Fachleuten geleitet, die auf effektive, multikanale Geschäftskommunikation mit Endkunden – sowohl B2C als auch B2B – spezialisiert sind. Die CCIG Group beschäftigt sich mit umfassendem Outsourcing von Call- und Contact-Center-Dienstleistungen und unterstützt Unternehmen bei der Kundenbetreuung sowie dem Remote-Verkauf von Produkten und Dienstleistungen.