Was ist Remote-Arbeit? Definition sowie Vor- und Nachteile von Remote Work und Home Office
Bis vor Kurzem wurde der Begriff „Remote-Arbeit“ hauptsächlich mit Freelancern in Verbindung gebracht – mit Personen, die auf eigene Rechnung von zu Hause oder von einem anderen Ort auf der Welt aus arbeiteten. Wenn man an diese Arbeitsform dachte, kamen einem zuerst die IT-Branche, die Unterhaltungsbranche, die Werbebranche oder der Verlagssektor in den Sinn. Doch im März 2020 änderte die durch die Coronavirus-Pandemie verursachte Situation unsere Denkweise grundlegend.
Remote-Arbeit wurde zu einer der sichersten Möglichkeiten, einen Beruf auszuüben – in manchen Fällen sogar zur einzigen Form, in der zuvor in Firmenbüros verrichtete Aufgaben weiterhin erfüllt werden konnten. Einige Arbeitgeber entschieden sich für diese Arbeitsform, weil sie keine sicheren Bedingungen im Büro gewährleisten konnten oder weil ihre Mitarbeiter darum baten.
Seit einigen Jahren ist ein deutlicher Anstieg an Stellenausschreibungen für Remote-Arbeit zu beobachten. Personalabteilungen suchen zunehmend nach Mitarbeitern für diese Arbeitsweise. „Homeoffice“ gehört zu den meistgesuchten Begriffen auf Jobportalen, und Bewerber zeigen großes Interesse an Stellenangeboten, die Remote-Arbeit ermöglichen. Telearbeit ist mittlerweile für viele Arbeitssuchende eine bevorzugte Option.
Was ist Remote Arbeit – was besagt das Gesetz?
Am 2. März 2020 führte das polnische Parlament eine Novelle des Gesetzes über besondere Maßnahmen zur Vorbeugung, Bekämpfung und Eindämmung von COVID-19 sowie anderer ansteckender Krankheiten und damit verbundener Krisensituationen ein. Diese Novelle regelt Remote-Arbeit und verankert sie dauerhaft im polnischen Arbeitsgesetzbuch. Sie definiert Remote-Arbeit als eine Form der Arbeit, die ganz oder teilweise außerhalb des Unternehmensstandorts ausgeübt wird und bei der elektronische Kommunikationsmittel gemäß den Bestimmungen über elektronische Dienstleistungen genutzt werden. Die Arbeit erfolgt an einem zuvor mit dem Arbeitgeber vereinbarten Wohnort des Arbeitnehmers.
Die Novelle ermöglicht sowohl vollständige als auch hybride Remote-Arbeit, die den Bedürfnissen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern angepasst werden kann. Zudem erlaubt sie dem Arbeitgeber, in Krisensituationen – etwa während eines Ausnahmezustands, einer Epidemie oder bei Überschwemmungen oder Bränden am Arbeitsplatz – Remote-Arbeit anzuordnen. Der Arbeitsvertrag bleibt dabei unverändert, sodass Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber bestehen bleiben.
Auch die gelegentliche Remote-Arbeit wurde gesetzlich geregelt. Jeder Arbeitnehmer mit einem regulären Arbeitsvertrag kann bis zu 24 Tage pro Kalenderjahr in dieser Form digital ortsunabhängiges arbeiten, sofern er einen entsprechenden Antrag in elektronischer oder schriftlicher Form stellt. Diese Arbeitsweise ist in außergewöhnlichen Situationen möglich, wenn der Arbeitnehmer eine besondere Notwendigkeit geltend macht – beispielsweise zur Betreuung eines Familienmitglieds.
Laut Arbeitsgesetzbuch kann der Arbeitgeber Remote worker nicht für Eltern von Kindern unter vier Jahren, Betreuer von Menschen mit Behinderung oder schwangere Frauen ablehnen. Eine Ausnahme bilden Berufe, bei denen diese Arbeitsform aus organisatorischen oder sicherheitsrelevanten Gründen nicht möglich ist, etwa bei Einsatzkräften oder medizinischem Personal. Unabhängig von der Arbeitsform – auch im Homeoffice – müssen stets Sicherheits- und Hygienestandards eingehalten werden.
Remote-Arbeit – worum geht es?
Bevor wir die Vor- und Nachteile von Remote-Arbeit besprechen, müssen wir zunächst klären, was genau sie bedeutet. Remote-Arbeit ist eine Arbeitsorganisation, bei der direkte Kommunikation über Distanz mithilfe elektronischer Kommunikationsmittel erfolgt. Tätigkeiten, die zuvor am Unternehmensstandort oder an einer vom Arbeitgeber festgelegten Adresse ausgeführt wurden, werden nun an einem mit dem Vorgesetzten vereinbarten Ort erledigt. In den meisten Fällen geben Arbeitnehmer ihren Wohnsitz als Arbeitsort an. Zudem müssen sich die Beschäftigten mit den geltenden Vorschriften für diese Arbeitsform vertraut machen. Viele Unternehmen haben während der Corona-Pandemie auf Fernarbeit umgestellt, um ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten, was zu einer besseren Work-Life-Balance geführt hat, wobei moderne Tools und eine stabile Internetverbindung für das erfolgreiche Remote Working entscheidend sind.
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Remote Work – Vorteile von Remote Work für den Arbeitgeber
Reduzierung der Bürofläche
Ein Büro, das für Hunderte von Mitarbeitern ausgelegt ist, stellt eine unnötige Ausgabe dar, wenn die Mehrheit von ihnen außerhalb des Unternehmens arbeitet. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber, in kleinere Räumlichkeiten umzuziehen, die an eine geringere Anzahl von Arbeitsplätzen angepasst sind. Zudem finden weniger interne und externe Meetings sowie Bewerbungsgespräche vor Ort statt, da viele dieser Prozesse ins Internet verlagert wurden. Dadurch lassen sich die Bürokosten erheblich senken.
Geringere Verbrauchskosten für Betriebsmittel
Wenn ein Großteil der Belegschaft außerhalb des Büros arbeitet, sinken die Kosten für grundlegende Betriebsmittel wie Strom, Wasser und Abfallentsorgung. Auch Ausgaben für Reinigungsdienste oder Zusatzleistungen wie „Obst-Donnerstage“ oder „Smoothie-Dienstage“ können reduziert werden.
Senkung der Personalkosten
Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter greifen Unternehmen zunehmend auf B2B-Verträge zurück, da diese niedrigere Kosten für Sozialversicherungen und Steuern mit sich bringen.
Erhöhte Mitarbeitersicherheit
Da der Arbeitsweg entfällt, besteht für den Arbeitgeber eine geringere Haftung für eventuelle Unfälle auf dem Weg zur Arbeit.
Steigerung der Produktivität
Das Arbeiten im eigenen Umfeld führt in vielen Fällen zu einer Leistungssteigerung. Ohne störende Ablenkungen im Büro können sich insbesondere Personen, die in Ruhe und konzentriert arbeiten möchten, besser auf ihre Aufgaben fokussieren.
Keine Verspätungen
Da keine Zeit für den Arbeitsweg eingeplant werden muss, verringert sich das Risiko von Verspätungen erheblich.
Vorteile der Remote-Arbeit für Arbeitnehmer
Geringere Lebenshaltungskosten
Viele Menschen ziehen für ihren Job in eine andere Stadt, oft weg von ihrem Elternhaus, um eine teure Wohnung in der Nähe des Arbeitsplatzes zu mieten. Das Remote-Arbeitsmodell ermöglicht es ihnen, von ihrem Wohnort aus zu arbeiten, wodurch sich die täglichen Lebenshaltungskosten senken lassen. Telearbeit ist eine der Optionen, die in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen hat.
Auch Arbeitnehmer, die in der Nähe des Unternehmens wohnen, konnten durch das Arbeiten von zu Hause ihre Fahrtkosten erheblich reduzieren. Besonders Personen, die täglich mit dem eigenen Auto zur Arbeit fahren, profitieren davon. Sie sparen nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit, die sie vorher für den Arbeitsweg aufbringen mussten.
Komfortables Arbeitsumfeld
Das Arbeiten von zu Hause bietet die Möglichkeit, die Arbeitsumgebung optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Mitarbeiter können ihre Umgebung so gestalten, dass sie sich wohlfühlen und möglichst wenig abgelenkt werden. Die Anpassung des Arbeitsplatzes, der Wegfall des Pendelns und die Senkung der Lebenshaltungskosten wirken sich positiv auf die Produktivität aus.
Psychischer Komfort
Für viele Menschen ist die Möglichkeit, zu Hause zu bleiben, äußerst wichtig. Sie können ihren Tag besser organisieren und berufliche sowie private Verpflichtungen in Einklang bringen. Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden gibt ihnen die Chance, dem hektischen Alltag zu entkommen, mehr Zeit für ihr Privatleben zu haben und sich persönlich oder familiär weiterzuentwickeln.
Nachteile der Remote-Arbeit aus Sicht des Arbeitgebers
Mangelnde direkte Kontrolle
Bei Fehlern eines Mitarbeiters ist es schwieriger, diese unmittelbar zu korrigieren. Es gibt keine Möglichkeit, direkt zum Schreibtisch des Kollegen zu gehen und das Problem sofort zu lösen. Stattdessen muss auf eine Antwort per E-Mail oder Nachricht gewartet werden, was wertvolle Zeit kostet.
Gestörte Team-Integration
Die Arbeit von zu Hause reduziert den direkten Kontakt zu Kollegen und erschwert den Aufbau von Beziehungen im Team. Ohne persönliche Interaktion kann die Zusammenarbeit weniger effektiv sein, da sie ausschließlich über elektronische Kommunikationsmittel erfolgt.
Kein direkter Zugang zu Trainern oder Spezialisten
In Berufen, die regelmäßigen Kontakt mit Experten erfordern, kann das Fehlen persönlicher Treffen problematisch sein. Daher ist es entscheidend, dass Führungskräfte oder Supervisoren jederzeit per E-Mail, Telefon oder Chat erreichbar sind, um die Arbeit im Team reibungslos zu gestalten.
Erschwerter Informationsfluss
Arbeiten außerhalb des Büros kann zu Informationsverlusten oder Missverständnissen führen. Um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen, sollten regelmäßige Zusammenfassungen per E-Mail erfolgen. Dies verhindert, dass nach Meetings unnötig Zeit darauf verwendet wird, fehlende Informationen nachträglich einzuholen.
Nachteile der Remote-Arbeit aus Sicht des Arbeitnehmers
Unzureichende Arbeitsbedingungen
Ein häufiger Nachteil ist das Fehlen eines geeigneten Arbeitsplatzes zu Hause. Studierende, die sich eine Wohnung oder ein Zimmer im Wohnheim teilen, haben oft keine ruhige Arbeitsumgebung. Auch Eltern kleiner Kinder, die nicht selbstständig sind und keine finanzielle Möglichkeit haben, eine professionelle Betreuung zu organisieren, stehen vor großen Herausforderungen. Hinzu kommen Arbeitnehmer, die in untypischen Zeiten arbeiten (z. B. nachts) und dadurch das Familienleben anderer Haushaltsmitglieder stören.
Fehlende Motivation
Nicht jeder kann sich zu Hause ausreichend motivieren oder konzentrieren. Einige Menschen brauchen das soziale Umfeld eines Büros, um produktiv zu arbeiten. Der Austausch mit Kollegen und die tägliche Routine, wie das morgendliche Fertigmachen und der Weg zur Arbeit, helfen ihnen, in den „Arbeitsmodus“ zu kommen.
Mangelndes Verständnis durch Mitbewohner oder Familie
Viele Familienmitglieder nehmen Remote-Arbeit nicht als „richtige“ Arbeit wahr und erwarten, dass der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit auch Haushaltsaufgaben übernimmt. Aussagen wie „Du bist doch sowieso zu Hause, also kannst du das erledigen“ sind keine Seltenheit. Doch auch bei Remote-Arbeit gelten Arbeitszeiten, Pausenregelungen und vertraglich festgelegte Verpflichtungen, die beachtet werden müssen.
Wie kann man sich die Telearbeit erleichtern?
Schaffe dir deinen eigenen Arbeitsbereich
Richte dir einen Platz ein, den du als dein „Büro“ bezeichnen kannst. Falls du keinen separaten Raum oder ein Arbeitszimmer hast, überlege dir, wo in deiner Wohnung du diesen Bereich einrichten kannst. Denke darüber nach, wie viel Platz du benötigst: Arbeitest du nur am Computer, oder brauchst du auch Platz für einen Drucker, Dokumente, Ordner oder Notizbücher? Achte darauf, dass dein Arbeitsplatz gut beleuchtet ist, damit du nach mehreren Stunden Arbeit nicht unter Ermüdung oder Kopfschmerzen leidest.
Es ist ideal, wenn dein Arbeitsplatz während der Arbeitszeit für andere Haushaltsmitglieder tabu ist, damit du dich ungestört konzentrieren kannst. Auch der physische Komfort ist wichtig: Da du täglich etwa acht Stunden an diesem Ort verbringen wirst, spielt die Höhe des Schreibtischs, die Position des Monitors und die Ergonomie des Stuhls eine entscheidende Rolle – nicht nur für deinen Komfort, sondern auch für deine Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Plane Pausen ein
Nimm dir Zeit für Mahlzeiten oder andere Aktivitäten, die dich kurz von deinen Aufgaben ablenken. Überlege dir eine Morgenroutine, die dich motiviert und auf die Arbeit einstimmt. Wenn eine heiße Tasse Kaffee oder Tee dazugehört, bereite sie rechtzeitig vor. Falls dir Bewegung fehlt, die du sonst auf dem Arbeitsweg hattest, mache einen kurzen Spaziergang oder plane eine andere körperliche Aktivität ein.
Falls dir gemeinsame Pausen mit Kollegen fehlen, könnt ihr euch für eine virtuelle Kaffeepause über einen Messenger verabreden. Vergiss nicht, auch Momente der Entspannung einzuplanen – dein psychisches Wohlbefinden ist genauso wichtig wie dein physisches.
Wie sieht Remote-Arbeit im Call Center aus?
Die Pandemie hat dazu geführt, dass der Arbeitsmarkt von Stellenanzeigen für Remote-Arbeit überflutet wurde. Viele Bewerber suchen gezielt nach einer Tätigkeit, die es ihnen ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten. Dieses Modell spart nicht nur Zeit, sondern erlaubt es den Mitarbeitern auch, ihre Arbeitsbedingungen individuell zu gestalten.
Call-Center-Jobs für Remote-Arbeit gehören zu den am häufigsten auf Jobportalen angebotenen Stellen. Während der Hochphase der COVID-19-Pandemie wurden in Unternehmen zahlreiche Änderungen vorgenommen. Abstandsregelungen, Maskenpflicht im Büro sowie häufige Desinfektionen führten dazu, dass sich die Contact-Center-Branche stark in Richtung Remote-Arbeit entwickelt hat.
Bei der CCIG Group gibt es zahlreiche Projekte, die entweder vollständig remote oder hybrid durchgeführt werden können – je nach den vertraglichen Vereinbarungen mit dem Auftraggeber.
Vorbereitung auf die Arbeit
Bevor ein Mitarbeiter mit der Remote-Arbeit beginnt, wird die notwendige technische Ausstattung bereitgestellt. Die Abläufe sind klar geregelt: IT-Spezialisten richten die Geräte ein, installieren Betriebssysteme und Programme, einschließlich VPN-Zugängen. Der Zugang zum System erfolgt über eine persönliche Login-Kennung, die mit dem zugewiesenen Computer verknüpft ist.
Die Remote-Arbeit ist immer mit der Zustimmung des Vorgesetzten verbunden. Der Mitarbeiter muss sich mit den Richtlinien der Telearbeit vertraut machen und die Übergabe der Arbeitsausstattung schriftlich bestätigen. In diesem Dokument wird festgehalten, welche Geräte ausgegeben wurden und unter welcher Adresse die Arbeit stattfinden wird.
Die Ausstattung wird auf verschiedene Weise übergeben:
- Der Mitarbeiter kann sie in einem Büro in der Nähe seines Wohnortes oder direkt in dem Büro abholen, in dem das Projekt läuft.
- Alternativ kann das Unternehmen die Geräte sicher verpackt per Kurier versenden.
Jeder neue Mitarbeiter absolviert eine spezielle Schulung, die auch die Nutzung der technischen Ausstattung und Software umfasst. Dies ist entscheidend für die Arbeit mit Kunden – sei es bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen oder anderen Projekten.
Kommunikation und Leistungsüberwachung
Schulungen können ebenfalls remote stattfinden. Dafür treffen sich die Trainer und die Kandidaten auf einer speziell vorbereiteten Online-Plattform. Es gibt zahlreiche geeignete Plattformen wie Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder ClickMeeting. Für die Kommunikation mit den Kandidaten und Kollegen werden herkömmliche Methoden wie Telefon, E-Mail, Newsletter sowie Meetings über Kommunikationsplattformen genutzt.
Die CCIG Group hat eine spezielle App entwickelt, die über einen integrierten Chat verfügt. Dadurch können Manager und Mitarbeiter nicht nur direkt miteinander kommunizieren, sondern auch Gruppen erstellen, um Informationen auszutauschen – z. B. über Verfügbarkeiten, Schichtpläne oder projektbezogene Updates.
Wichtige Projektinformationen werden den Mitarbeitern auf einem speziellen Server zur Verfügung gestellt. So hat jeder Zugriff auf Schulungsmaterialien, aktuelle Änderungen im Projekt, Aufgabenverteilung sowie Anpassungen im Schichtplan.
Jeder Manager hat die Möglichkeit, die Arbeit seiner Teammitglieder zu überwachen. Dafür gibt es ein spezielles Programm, das zwei Hauptmethoden zur Berichterstattung bietet Täglicher Arbeitsbericht. Jeder Projektverantwortliche erhält einen täglichen Report über die Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters. Alternativ kann ein Manager Berichte für beliebige Zeiträume selbst generieren – z. B. für einen gesamten Monat oder für bestimmte Tage.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, die Aktivitäten des Mitarbeiters in Echtzeit zu überwachen. Je nach Projekt kann der Manager verschiedene Kennzahlen live einsehen. Dazu gehören zum Beispiel die Anzahl angenommener, verpasster oder wartender Anrufe. Auch die Gesprächsdauer und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Kunde sind sichtbar. Zusätzlich sieht man die Anzahl versendeter und unbeantworteter E-Mails. Der Fortschritt bei Recherche- und Analyseaufgaben kann ebenfalls nachverfolgt werden
Wenn in Ihrem Unternehmen die Nachteile der Remote-Arbeit überwiegen, prüfen Sie unsere Mitarbeiter-Outsourcing-Dienstleistungen. Bei der CCIG Group verfügen wir über die technische Infrastruktur und erprobte Remote-Arbeitsprozesse, die wir auch in Ihrem Unternehmen implementieren können. Unsere Remote-Mitarbeitenden können nach einer kurzen Einarbeitung Ihr Kundencenter, Ihre Hotline oder andere Contact-Center-Dienste Ihres Unternehmens effektiv unterstützen.
